Los sistemas de código abierto (Open Source) se distribuyen con una licencia que permite su uso, modificación y redistribución. Gracias a esto, se pueden efectuar modificaciones en el sistema para mejorarlo o adaptarlo a un objetivo concreto. Alfresco es un sistema líder de gestión de contenido para empresas basado en el código abierto. Su popularidad se debe a todas las ventajas que tiene para las organizaciones. En este post vamos a repasar las cinco características principales de Alfresco para sacarle el máximo partido.

Alfresco está disponible en tres versiones. Alfresco One Edición Empresarial está ideada para las empresas. Tiene soporte completo y proporciona herramientas valiosas como alta disponibilidad o analíticas. Alfresco en la nube es una edición basada en Saas de Alfresco One. Es la opción ideal para equipos más pequeños que están distribuidos en múltiples localizaciones. Por último, Alfresco Community incluye una comunidad impulsada por el desarrollo y  las contribuciones de sus miembros.

Cualquiera de estas tres versiones es una solución completa de administración de documentos para las necesidades de las empresas. En este post vamos a repasar las características principales que este sistema para sacarle el máximo partido.

Alfredo, Una herramienta de colaboración perfecta

Lograr una productividad óptima al trabajar en equipo es la clave. Por eso, es necesario contar con la herramienta de colaboración adecuada. Este sistema de gestión de contenido posee una interfaz de usuario que proporciona una plataforma de colaboración fácil de usar por todos. El equipo puede acceder a aplicaciones como blog, calendario, wiki, etc.

Simplifica los procesos

Para que el contenido que se comparte dentro de la compañía sea relevante, necesita ser verificado. De lo contrario, un flujo constante de información que no es útil llevaría al caos. Sin embargo, no se tiene el tiempo ni los recursos necesarios para revisar y aprobar todo el contenido. Alfresco proporciona una herramienta valiosa ante este problema común. Este sistema permite definir procesos de aprobación para poder validar el contenido antes de que esté disponible para su uso general.

Permisos de acceso jerarquizados

La información almacenada por una empresa es muy amplia. Pero no todo el mundo puede acceder a todo el contenido. Lo adecuado es que cada uno acceda solo a lo que necesita. Por eso, sería más seguro que existieran diferentes tipos de usuarios, como creadores de contenido, editores, clientes, etc. Alfresco ofrece una jerarquización adecuada que permite proporcionar permisos adecuados y seguros en función de los requisitos. Y junto con el acceso seguro al contenido, es importante saber quién accedió a qué. Este sistema de gestión permite hacerlo a través de sus capacidades de auditoria.

Búsqueda fácil y rápida

Cuando una compañía tiene almacenada una cantidad muy grande de contenido, ir manualmente carpeta por carpeta tratando de encontrar lo que se busca no es una opción. Requiere demasiado tiempo y recursos. Por eso, es útil, y vital, contar con una herramienta de búsqueda que simplifique la tarea. Alfresco busca en metadatos del contenido y en el cuerpo de los textos para ofrecer búsquedas que permiten encontrar lo que se busca fácilmente.

Transforma contenido de un formato a otro

A la hora de manejar un flujo constante de contenidos, los documentos exigen formatos diferentes. Algunos usuarios deberán poder redactarlos, otros revisarlos, otros solamente leerlos, etc. El hecho de tener que ir modificando su formato manual y externamente sería tedioso. Sin embargo, Alfresco cuenta con las capacidades necesarias para poder transformar el contenido de un formato a otro de manera sencilla.

Para empezar a disfrutar de todas las ventajas del sistema de gestión de contenido Alfresco, ponte en contacto con nosotros. En NETCheck estamos especializados en el sector de las TIC y ponemos a tu disposición soluciones para mejor tu productividad y tu competitividad.